تثبيت نقش ويژه روابط عمومي در سازمان، تعيين اهداف، مشخص كردن نيازها و علايق مخاطبان، تعيين پيام‌ها، تدوين استراتژي اطلاع‌رساني، مطابقت برنامه‌ها با جدول زمانبندي شده يا شرايط مردم، تدوين برنامه مكتوب و زمان‌بندي شده، گام‌هاي اساسي در موفقيت برنامه‌هاي روابط عمومي هستند. به گزارش سرويس نگاهي به وبلاگ‌هاي خبرگزاري دانشجويان ايران (ايسنا)، بلاگر "برنامه‌ريزي روابط عمومي" به نشاني http://shokri.eprsoft.com  در نوشتاري با عنوان "برنامه‌ريزي در يك روابط عمومي كارآمد" به 7 گام اساسي براي موفقيت برنامه‌هاي يك روابط عمومي اشاره كرده است. اين نوشته را در ادامه مي‌خوانيد: برنامه‌هاي روابط عمومي زماني با موفقيت روبرو مي شود كه 7 گام اساسي را طي كند. برخي از گام‌ها اساسي هستند و بايد حتما مورد توجه قرار گيرند برخي نيز زياد مهم نيستند. اين گام‌ها به شرح ذيل معرفي ميشوند:

* تثبيت نقش ويژه روابط عمومي در سازمان
اين مرحله، اساسي‌ترين و بديهي‌ترين مرحله در
فرآيند اطلاع رساني موفق است. هدايت و مديريت افكار عمومي بايستي به عنوان يكي از كاركردهاي اساسي به روابط عمومي سپرده شود. روابط عمومي بايستي از موقعيت مناسب حرفه‌اي برخوردار شود و همان جايگاهي را كه نشريات و روزنامه‌ها و روابط‌عمومي سازماني در توسعه ايفا مي‌كنند داشته باشد. لذا در برنامه‌هاي توسعه مورد توجه ويژه قرار گيرد. اعضاي روابط عمومي بايستي از مهارت‌هاي ارتباطات و انگيزه لازم برخوردار باشند.

* تعيين اهداف روابط عمومي
به چه نتيجه‌اي مي‌خواهيد برسيد؟ اهداف سازماني
شما چيست؟ اهداف روابط عمومي چيست؟ انتخاب با شماست. شما مي‌توانيد اهدافتان را هرچقدر كه مي‌خواهيد آرماني در نظر بگيريد. كليد ارايه كار شما در يك مسووليت حفظ شور و نشاط و انگيزه بالا است. در اهداف خود اغراق نكنيد، زيرا بزرگ‌نمايي در اهداف باعث مي‌شود ريشه‌هاي تعهد و انگيزه خشك شود و انرژي مثبتي كه جهت دستيابي به اهداف آرماني در حين كار ايجاد مي شود به راحتي از بين برود.
بهترين روش براي مشخص كردن اهداف روابط عمومي
برگزاري جلسات طوفان فكري است. نظرات اعضا جلسه بر روي تخته فهرست شوند. جلسات طوفان فكري به روابط عمومي اين امكان را مي‌دهد كه اهداف خود را مطابق با نظرات تمام اعضا تطابق دهد و در جهت توسعه اهداف متناسب با سليقه‌هاي گوناگون گام بردارد.

* مشخص كردن نيازها و علايق مخاطبان
سازمان شما علاقمند است پيام‌هاي آن به دست چه
كساني برسد؟ جواب اين سوال در سازمان‌هاي مختلف تفاوت مي‌كند. اما آنچه مهم است علايق و نيازهاي كاركنان در سازمان، مخاطبان بالقوه، جامعه نيازمند به اطلاعات علمي كتابخانه‌اي، دانشگاهيان، انجمن‌هاي صنفي و تشكل‌هاي حرفه‌اي مرتبط با سازمان و رسانه‌هاي گروهي از جمله مخاطبان هستند كه اهداف، نيازها و علايق آنها در ارتباط با سازمان بايستي مشخص شود.

* تعيين پيام‌هاي روابط عمومي
پيام شما چيست؟ شما مي خواهيد چه چيزي را به
مخاطبان خود بفهمانيد؟ در هر حال پيام‌ها در موقعيت‌ها و سازمان‌هاي مختلف با هم تفاوت دارند.

* تدوين استراتژي اطلاع‌رساني
استراتژي‌ها و راهبردها، عنصر كليدي برنامه شما
هستند. استراتژي‌ها شما را در يافتن علايق مخاطبان شما و انتقال پيام به آن‌ها كمك مي‌كند. به نحوي كه اساس برنامه روابط عمومي به شمار مي‌رود. به طور خلاصه مي‌توان فهرستي از استراتژي‌هاي يك برنامه روابط عمومي را به شرح ذيل برشمرد:

الف) توسعه‌ي مستمر اطلاعات روابط عمومي
ب) استفاده از طيف گسترده رسانه‌هاي گروهي براي انتقال پيام
ج) تبليغ و ترفيع موقعيت سازمان به عنوان يك منبع
سازمان مفيد اجتماعي و مسووليت پذير در جامعه د) برقراري و توسعه ارتباط با رسانه‌ها
ه) معرفي جايگاه و موقعيت سازمان به عنوان يكي از
... (متناسب با سازمان مربوطه تفاوت دارد)
و) هماهنگي بيشتر با ساير اعضاي کليدي سازمان


* مطابقت برنامه‌ها با جدول زمانبندي شده يا شرايط مردم
براي ايفاي نقش موثر به عنوان يك روابط عمومي
متعهد، شما بايد بدانيد كه در واحدتان چه چيزي مايه‌ي رضايتمندي است؟ هنگام صحبت كردن از جايگاه روابط عمومي، اغلب از اين موضوع گله‌مندند كه من نمي دانستم اين رويداد برنامه‌ريزي شده بود! دو اشتباه بزرگ كه در برنامه‌ريزي‌هاي روابط عمومي‌ها به چشم مي‌خورد اين است كه نمي‌دانند چگونه مسووليت‌هاي محول شده، برنامه‌ريزي شده است و ديگر اينكه وقت زيادي جهت اجراي برنامه‌هاي در اختيار ندارند. مدير روابط عمومي جهت دستيابي به موفقيت در برنامه‌هاي اطلاع رساني بايستي در برقراري ارتباط موفق باشد. بررسي، پرس‌و‌جو و تحقيق كند. شما نيز بايد بدانيد چه چيزي برنامهريزي شده و چه رويدادهايي در انتظار است. بعد از اينكه اطلاعات لازم را كسب كرديد، بايستي اعتبار و قابليت لازم را براي دسترسي به اطلاعاتي كه مورد نياز عمليات شماست ايجاد كنيد. در جهت كسب اعتبار و احترام براي روابط عمومي همراه با تمامي موقعيت‌ها و امتيازاتي كه مي‌تواند به آن دست پيدا كند، كوشا باشيد. شما بايد در پي گسترش حرفهاي جايگاه روابط عمومي باشيد، تا جايي كه همه بگويند: ما به كمك شما جهت ارتقا موقعيت و اعتبار فلان طرح يا پروژه نيازمنديم. چنين موقعيتي زماني محقق ميشود كه هيئت مديره و مقامات ارشد سازمان، خود را در قبال روابط‌عمومي متعهد بدانند.

* تدوين برنامه مكتوب و زمان‌بندي شده
يك برنامه مكتوب با يك جدول زمانبندي شده تكميل
ميشود. بهترين برنامهها، برنامههاي سالانه هستند كه به شما به طور موثري محدوديت‌ها را نشان ميدهند.