نويسنده:زهرا ولي شريعت پناهي   روزنامه اعتماد ملي

 چرا در بسياري از سازمان‌ها مديريت پروژه هنوز مشكل دارد؟ من در بسياري از مراكز آموزشي و مشاوره در اين مورد بررسي كرده‌ام و پنج دليل اصلي را در زير بيان مي‌كنم.به‌طور كل، شركت‌ها و سازمان‌ها به‌دنبال بهبود مديريت پروژه خود مي‌باشند. به عبارت ديگر، مسلما هيچ سازماني به دنبال كاهش كيفيت مديريت پروژه نمي باشد. با اينكه نمي‌توانند به خوبي معناي آن را بيان دارند اما همه مي‌دانند كه ارزش سازمان به دليل مديريت صحيح پروژه‌ها مي‌باشد.پس دليل افت كيفيت مديريت پروژه چيست؟ چه چيز سازمان‌ها را از مديريت موثر باز مي دارد؟

5-مديران ارشد گاهي گمان مي كنند كه مديريت پروژه يك نرم‌افزار است.

وقتي در مورد مديريت پروژه با برخي از مديران صحبت مي كنيد، آنها در ابتدا فكر مي‌كنند شما ابزاري داريد كه به شما امكان مديريت بهتر پروژه را مي دهد. در واقع، اگر ابزاري وجود داشت، شما راحت تر مي‌توانستيد آنها را به استفاده از آن ترغيب كنيد. با اينكه در برخي از بخش‌ها مانند ايجاد و مديريت روش كار، نياز به ابزار مي باشد اما ارزش مديريت پروژه در اين كار خلاصه نمي شود. درعوض، به مهارت‌ها و نظم كاري باز مي گردد و در مورد پروسه‌ها و بهترين تمرين‌ها بوده و درباره استفاده از الگوهاي رايج صحبت مي كند. خوب، پس مديريت پروژه نرم‌افزار نيست. ‌

4-سازمان‌ها براي وقت گذاشتن ارزشي قائل نمي باشند.

بسياري از مردم و همچنين سازمان‌ها خود را <كننده> مي دانند. اگر مي خواهيد در مديريت پروژه موفق باشيد، بايد متوجه شويد كه پروسه طرح ريزي، ارزشمند مي‌باشد. اگر پروژه را به خوبي طرح‌ريزي كرده باشيد، به طور موثرتري مي توانيد پروژه را مديريت نماييد. بسياري از سازمان‌ها مايل به مديريت خوب پروژه هستند، اما تمايلي به گذاشتن زمان لازم بر روي آن ندارند. هيچ كس نمي‌خواهد براي طرح ريزي زمان بگذارد. درعوض، همه مي‌خواهند به سرعت كار را شروع كرده و آنقدر از روش آزمون و خطا استفاده كنند تا بالاخره به نتيجه برسند. پس بايد به جاي ورود سريع به حوزه اجرا، كمي هم به مطالعه و تحقيق و در نتيجه طرح بها داد.

3-ممكن است يك بار تجربه كرده باشيد.

يكي از دلايلي كه افراد از متدلوژي مديريت پروژه فرار مي‌كنند، سختي كار، كاغذبازي‌هاي زيادي كه دارد و متمركزنمودن توجه برروي مساله‌اي خارج از كار مي‌باشد. در برخي موارد، اين نگراني منطقي مي‌باشد زيرا ممكن است متدلوژي مطابق با حجم پروژه طرح‌ريزي نشده باشد. البته، در اين مورد نيز مديريت پروژه مشكل نيست بلكه مساله تلاشي بي هدف براي پياده‌سازي آن مي باشد. اگر متدلوژي را به درستي اجرا كنيد، نتايج خارق‌العاده خواهند بود.

2-سازمان شما متعهد به انجام و اجرا نمي شود.

بسياري از سازمان‌ها مي‌گويند كه مديريت پروژه را براي پروژه‌هاي خود لازم دارند، اما دوصد گفته چون نيم كردار نيست! آيا دفعه اول كه شما كار را تعريف مي‌كنيد، همه مي‌گويند <خوب شروع كنيم>؟ آيا پشتيبان مالي شما مي‌گويد كه شما وقت تان را داريد به هدر مي دهيد و ريسك‌ها را برايتان فهرست مي‌كند؟ اين امر بسيار طبيعي است. حرفها يك چيز مي‌گويند و عمل‌ها چيز ديگري.

1-سازمان‌ها نمي‌دانند چگونه بايد اين تغييرات را پياده سازي كنند.

شما نمي‌توانيد تنها به آموزش‌دادن به افراد متكي باشيد و سپس آنها را در نيمه رها كنيد. شما نمي‌توانيد ‌ MS Project را خريداري و سپس افراد را در استفاده از آن ياري ندهيد. شما براي تغيير در فرهنگ سازمان خود نياز به زماني طولاني و روشي چندگانه داريد. در اين راه به پشتكار و منابع زيادي نياز داريد. اگر دقت كافي به اين مقوله نشود پس از شش ماه مجددا رويه به حالت قبل بازخواهد گشت و مديريت پروژه و موارد مربوط به آن در كمدها خاك خواهد خورد.