نوشته شده توسط: فرنود حسنی                 تماس با نويسنده:manager_ict@yahoo.com        تاريخ ارسال:17شهريور۱۳۸۳

 

در بُعد نرم افزاري يک مدير بايد از برنامه هاي نرم افزاري مختلف اطلاعات کافي داشته باشد و بتواند برخي از آنها را در اجراي کارهاي خود مورد استفاده قرار دهد اين قابليت مدير را در انتخاب برنامه هاي نرم افزاري مورد نياز سازمان بسيار کمک خواهد کرد. انتخاب سيستم عامل هايي چون خانواده ويندوز، لينوکس، مکينتاش و ... همچنين انتخاب نرم افزارهاي کاربردي مورد نياز براي بخش هاي حسابداري، اداري، دبيرخانه، طراحي و ... امري است که با دانش و تجربه توام مي تواند تاثير مثبت خود را به جا بگذارد. نوع نرم افزارهايي که يک مدير در فعاليت هاي سازمان خود استفاده مي کند بستگي به ماهيت سازمان دارد اما امروزه اغلب مديران رويکرد مثبتي به نرم افزارهاي اداري توليد شده توسط شرکت مايکروسافت دارند در اين بين

 بسته نرم افزاري MS OFFICE با امکانات گسترده اي چون واژه پرداز رايانه ايWORD استفاده از صفحات گسترده براي محاسبات با EXCEL و استفاده از پايگاههاي ذخيره سازي اطلاعات باACCESS مديريت پروژه هاي سازماني

 با MS POROJECTکه در اختيار کاربران خود قرار مي دهد جايگاه مناسب خود را در امور اجرايي اکثر سازمانها پيدا کرده است نرم افزار IE(INTERNET EXPELORER)  و سرويس پست الکترونيکي رايگان HOTMAIL از ديگر نمونه هاي قابل ذکر هستند که مديران مي توانند از آنها در امور سازمان خود استفاده کنند. ولي درکل آنچه اهميت دارد اين است که مديران بايد از نرم افزارهايي که  توسط سازمان هاي مختلفي مورد استفاده قرار گرفته و امتحان شده بهره بگيرد.

پست الکترونيک به عنوان يک ابزار ارزان، سريع و کارآمد براي ارسال پيامهاي مديريت در قالب الکترونيکي به بخش هاي گوناگون سازمان و يا نقاط گوناگون سراسر جهان است. با استفاده از برنامه پست الکترونيک مي توانيد پيام هاي مورد نظر خود را تهيه ارسال، دريافت ، ذخيره سازي و مديريت کنيد. بهترين شيوه براي  راه اندازي و اجراي پست الکترونيک در هر سازماني استفاده از يک رايانه مرکزي براي مديريت نامه هاي الکترونيکي داخلي و کنترل دائمي ارتباط دائمي يا تلفني با اينترنت است. بسياري از سازمان ها بدون توجه به مشکلات ارتباطات الکترونيکي و بدون ارائه آموزش هاي لازم به کارکنان اقدام به نصب  و راه اندازي پست الکترونيک مي کنند مديران سازمان ها بايد توجه داشته باشند که در دنياي ارتباطات الکترونيکي همان قوانيني حکمفرماست که در انتشار قراردادها و ادعانامه هاي مکتوب حاکم است بنابراين يک اشتباه مي تواند خسارتهاي فراواني به بار آورد.

در بُعد سخت افزاري  مديريت سازمان مي تواند مهمترين و موثرترين نقش را در توسعه توانمنديهاي سازمان را در بستر ICT فراهم کند.مدير سازمان بايستي با توجه به نيازها و بدون در نظر گرفتن تجملات بهترين و کارآمد ترين ابزارهاي سخت افزاري مورد نياز در سازمان را مورد گزينش قرار دهد در انتخاب ابزارهاي سخت افزاري مدير سازمان به علاوه نيازسنجي حال حاضر بايد در برابر هزينه اي که متحمل مي شود نياز هاي آتي را نيز مد نظر قرار دهد يکي از بهترين راهها در انتخاب ابزار مشاوره با کاربران سازمان مي باشد. بسته به اينکه چه کساني  در چه زماني و چه مکاني و براي چه کاري از اين ابزارها استفاده مي کنند نوع ، کميت و کيفيت ابزارها قابل تغيير خواهد بود. به طور معمول سخت افزارهاي کامپيوتري پس از يک سال از گارانتي توليد کننده خارج مي شوند و از آن پس تضمين سلامت کاردستگاه با خود مشتري خواهد بود و به همين دليل در هنگام تجهيز سازمان به رايانه و کلاٌ هر يک از ابزارهاي فناوري ارتباطات و اطلاعات خريد از شرکتهاي معتبر الزامي است. در ادامه لازم است تا مدير پس از خريد  و راه اندازي هر يک از اين ابزارها در سازمان شناسنامه سخت افزارهاي موجود را تهيه کند تا در موقع لزوم نسبت به انجام سرويس هاي لازم اقدام شود. يکي از روشهاي توصيه شده در تعيين نوع سخت افزار هاي سازماني نيازسنجي نرم افزاري سازمان و سپس تعيين، تامين و ترکيب سخت افزار با بسته هاي نرم افزاري انتخاب شده براي هر يم از اجزاي سازمان مي باشد.

به عنوان مثال مدير بايد تشخيص بدهد در بخش گرافيک سازمان با توجه به نوع نرم افزارهاي موجود به چه ترکيبي از سخت افزارها نيازمند است. مطمئناً اين نوع نگاه در انتخاب سخت افزار در حذف هزينه هاي زائد نقش موثري دارد نمونه هايي از سخت افزارهاي متنوع را به عنوان مثال ذکر مي کنيم. تصميم گيري در مورد اينکه در هريک از بخش هاي سازمان شما از چه مانيتوري(15،17،21 اينچ) استفاده شود و يا مانيتور معمولي باشد يا LCD از عوامل به ظاهر ساده ولي مهم هستند که مي توانند ضمن افزايش راندمان کاري سازمان در کاهش و حذف هزينه هاي غير ضروري موثر باشد.

با تمام اين تفاسير بايد گفت که بستر سازي مطلوب براي توسعه ICT در ساختار سازماني نيازمند شناخت کافي و نگرش مثبت مديران به ضروروتهاي حضور اين پديده در روند فعاليتهاي سازمان است با وجود اين شناخت يک مدير در ابتداي پروسه بستر ساري فناوري اطلاعات و ارتباطات در سازمان خود بايد آيين نامه ها و قوانين درون سازماني را تهيه، آزمايش و ابلاغ نمايد اين آيين نامه هاي اجرايي ICT در سازمان مي بايد با استانداردهاي تعيين شده از جانب مراجع ذيصلاح و نيازهاي سازماني هماهنگ و همساز باشند. با توجه به اهميت نقش ICT  در توسعه و گسترش فرآيندهاي سازماني هر مدير پيشرو و آينده نگر ناگزير از انجام زمينه سازي هاي لازم و انجام مشاوره هاي علمي و فني با صاحبان دانش ICT است. براي باقي ماندن  مديران در عرصه رقابت هاي اقتصادي و حتي ربودن گوي سبقت از ديگران بايد ابزارها و لوازم مختلف اطلاعاتي و ارتباطي با ديدي روشن و گاهي کامل از نياز هاي سازمان  تا مين و راه اندازي شوند.